Düzenleyici ve Önleyici Faaliyet Yazılımı - DÖF

• Sisteme kayıtlı bir kullanıcı tarafından DÖF Formu doldurulur ve tanımı yazılarak gönderilir.
• İlgli departman yada Kalite departmanı açılmış olan talebi kontrol eder ve DÖF tipi, DÖF kanalını belirleyip, bir açıklama yazar ve faaliyeti yapacak birimi seçerek DÖF'ün faaliyet sürecini başlatır.
  (DÖF tipleri : Düzeltici Faaliyet, Önleyici Faaliyet, İyileştirici Faaliyet, Ramak Kala Bildirimleri, Kaza Bildirimleri, Uygunsuz Durum - Davranış Bildirimleri) (DÖF Kanalları : İç Tetkik Sonuçları, Dış Tetkik Sonuçları, Müşteri Geri Bildirim, Hedef ve Programlar, Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısı'nın Çıktıları, Diğer)
• Eğer bildirilen tanım, DÖF değil ise bu aşamda kalite personeli sonraki sürece geçmeden DÖF'ü kapatıp, (DÖF Değil) şeklinde bildirir.
• Faaliyet için görevlendirilmiş birimdeki personeller, birimine ait faaliyet bekleyen DÖF listesini görebilir ve bu DÖF'leri üzerine alarak nedenlerini, faaliyetin planını ve planlanan tarihini girer.
• Planlanan tarihte, faaliyet gerçekleştirildiğinde ilgili personel faaliyet raporunu doldurarak tekrar kalite biriminin kontrolüne gönderir.
• Kalite birimi gerekli kontrolleri sağladıktan sonra DÖF'ü onaylayarak veya onaylamayarak kapatır.
• Detaylı DÖF Arama sayfası sistemde mevcuttur ve talepte bulunan personelin departmanına göre, faaliyeti yapan personelin departmanına göre, DÖF numarasına göre, tarih aralığına göre, DÖF tipi ve DÖF kanalına göre ve durumuna göre DÖF listesi alınabilir.
• Bunlara ek olarak her personel "Açtığım DÖF'ler", "Üzerimdeki DÖF'ler" ve "Tüm DÖF'ler" listelerini ayrıca görebilir.
• Listelerdeki ve arama sonuçlarındaki DÖF'ler Excel ve/veya PDF olarak kaydedilebilir.